ERP项目的风险管理

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组织级项目管理——天士力ERP的成功之路

本文从ERP实施中存在较高失败率的现实谈起，提出ERP的项目实施过程是ERP项目成功的关键环节，并运用项目管理的生命周期理论分析了ERP实施的各个阶段中可能造成实施失败的原因，最后以天士力ERP的项目实施为例，介绍了天士力在ERP项目中的项目前期调研、项目组织以及项目过程管理等方面的成功经验。

ERP实施高失败率的困境

ERP—词自从由美国的Gartner Group发明以来，媒体对ERP进行了不遗余力的宣传，人们逐渐认识到ERP作为一种先进的管理工具，是帮助企业适应现代竞争环境的最为有力的武器之一。但ERP在实施过程中的高失败率又成为业内的公开秘密，较普遍的说法是：全球的ERP实施失败率一直高达70％以上，约有50％的项目半途而废。

自1981年沈阳第一机床厂引进第一套MRP-II软件以来，ERP在我国的推广和应用已有20余年的实践历程。ERP软件的服务商无论在数量上还是构成上都有了较大的发展：数量上，由最初的几家发展到现在的几十家；构成上，除了有知名的外资ERP服务商SAP、Oracle等外，还有以用友和开思为代表的众多内资厂商。国内企业对ERP系统的认识也经历了从不了解到了解，从怀疑到认同的发展阶段，在众多ERP供应商的大力推广下和众多企业提升管理水平的迫切需求下，越来越多的企业引入了ERP系统，那么ERP在企业的应用效果究竟如何?据统计，在所有的ERP系统应用的案例中，存在三种情况：按期按预算成功实现系统集成的占10％一20％；没有实现系统集成的或仅实现部分集成的有30％～40％；而失败的却占50％，并且在实施成功的案例中大多数为外资企业。于是就有了
“ERP的100％失败率”和“上ERP找死，不上ERP等死”等过度悲观的说法。

ERP高失败率的原因

ERP为何会有如此之高的失败率，人们开始分析原因以期找到解决这一难题的良方。在ERP的实施体系中，普遍认为需求方(客户)，承包方(ERP服务商)和ERP的项目过程这三个环节中都存在一定问题：ERP供应商存在水平参差不齐、素质较差、咨询能力不强等问题，实施ERP的企业也存在准备不足、对ERP理解不到位的问题：连接客户与ERP服务商的ERP实施过程中可能存在没有详细设计、缺乏有计划实施等问题。这三个环节中存在的隐患如果没有得到及时解决，在实施中就会不断发生冲突，最终导致实施失败。在ERP实施体系的三个环节中，需求方(客户)和承包方(ERP服务商)自身存在的问题是其自身发展过程中的问题，影响因素众多，不可能在很短的时间内获得解决；而最后一个环节一ERP的实施过程——是在目前ERP项目实施成功的关键，这一环节管理得当的话，可以有力弥补前两个环节的不足。

ERP实施是一个典型的项目，而项目化管理最根本的目的是在确保满足时间、技术、经费和性能指标的要求下；以尽可能高的效率完成预定目标，并让相关方满意，因此严密完整的项目管理过程是其成功的保证。

下面笔者从项目生命周期全过程对ERP实施过程中存在的问题进行分析。所谓项目生命周期是指项目随着时间发展所处的不同阶段，具体分为：识别需求；提出解决方案；执行项目和结束项目等四个阶段。并不是所有的项目都必然要经历以上四个阶段，这要根据项目的内容、性质和复杂性而定，但可以肯定的是，ERP的实施项目不仅要经历上述四个阶段，而且还要认真执行每个阶段的工作，这样项目才有可能成功。

项目生命周期的第一个阶段也就是识别需求阶段，客户要清晰地定义问题和需求，明确这种需求符合自身需要，在实施后对自己有益处。在需求识别结束后提出需求建议书(Request for proposal)，让服务商能够理解客户的需求和希望，这样为后续工作的开展打下良好的基础。而在一些ERP的项目中，客户最不重视的往往就是这一阶段，未把脉就开药。企业在想导入ERP系统时，自身准备不足，对企业的发展阶段是否适合导入ERP系统未有明确认识，更不重视需求的调查与识别，不愿意花时间来明确使用ERP系统的目的和期待解决的问题，这样便与服务商仓促展开工作，其结果往往是事与愿违。ERP项目中的第一个阶段往往是耗时较长的一个阶段，也是十分重要的阶段，因为它是整个项目的基础，客户想要ERP项目成功就必须认真执行，必要时可以借助外部的专业咨询力量来进行此项工作。

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项目生命周期的第二个阶段是服务商要针对客户提出的需求来提出解决方案，客户在候选范围内的服务商中进行选择并最终签订合同。：ERP项目的这一阶段是服务商与客户进行接触、了解对方的过程。这一阶段中可能存在以下一些问题：客户对服务商的调研不够配合，领导虽然很重视，但由于沟通原因中下层管理者有时有意掩盖问题；而服务商方面对此过程不重视，不对客户需求进行调查研究，这样当其面对基础管理还未完善的客户时就很难有所作为，往往变成了一个软件提供商。

在客户与服务商正试签署ERP服务合同后，便进入了第三个阶段——项目的执行阶段。在项目的执行阶段中要进行项目的详细计划，然后执行该计划以实现项目目标。在ERP的项目执行阶段，服务商会制定一个完整的项目实施计划，但此计划未必与客户进行了良好的沟通，这样在执行的过程中就可能出现冲突，如果冲突没有很好地解决便出现了不合作，这样项目就很难顺利完成了。作为服务商为了避免此种风险，往往在合同中加上“由于甲方原因造成了进度的拖延，乙方没有责任”的条款，而在实际执行中准确界定是哪方的原因是非常困难的，而且在此阶段中如何将客户与ERP服务商的项目执行人员融合成—个团队来执行项目也是一个老问题。

在第四个阶段——项目结束阶段，对项目的整个过程进行适当的总结，特别是要进行项目的后评价，以评估项目绩效，并为后续工作总结经验。ERP的项目在实施结束后会进入到日常运行阶段，服务商还需为客户提供持续的服务。目前国内经济正在处于转型和发展中，企业的组织、业务和管理几乎时刻处于变动状态，这就要求ERP本身要能够适应这些变化并不断升级，这样才能保证ERP系统的长期运行。而对这一阶段，许多实施ERP的客户和服务商都未给予足
够重视，这也是ERP的失败率往往比较高的原因之一。

织级项目管理——天士力的成功实践

天士力制药股份有限公司(600535)是一家现代的中药制造企业，自成立至今经历了由小到大的过程，2004年公司净资产12亿元，员工2900人，销售额13亿元，主打药品复方丹参滴丸销售额超过10亿元人民币，是中国销售最多的中药之一。自2000年开始，天士力在新建工程、新产品开发、生产制了项目化工作的探索，实行组织级项目管理的工作方式，ERP项目便是在这一大背景下展开的一个重点项目。在ERP的整个项目执行中，始终按照项目管理的理念和方法进行操作，最终使ERP系统成功运行，全面提升了企业的管理水平。

1．全面的调查与评估

在天士力要导入ERP系统之前，对自身的需求与发展阶段进行了全面的评估。当时天土力在经历了创业后的快速发展阶段，基本的企业管理结构已经完善，公司正处在新的发展平台上。公司内部信息化建设已经初具规模，基本的硬件条件也已经具备，从企业管理人员构成上，本科以上人员比例占到70％，日常办公计算机的使用已经十分熟练。此时，公司管理层提出导入ERP系统，以全面提升企业的管理水平，助推公司的全面发展。

在实施ERP之前，对内部物流、生产、质量等方面进行了系统的需求调查，了解目前的基本工作流程，并进一步明确对ERP系统的需求。基于公司需求，与ERP的服务商进行了广泛的联系，从满足实际需求出发，最终确定与和利时公司进行合作。在合作之初，双方重点沟通的是ERP系统要能够针对企业实际，要灵活适应企业的管理变化，因为只有适应企业的变化，才能真正谈得上优化企业管理和提升管理效率。事实证明，前期双方确定的实施原则是ERP系统成功实施的基础。

2．高效的项目管理团队

在实施ERP过程中，大家都强调“ERP是一把手工程”，以强化ERP的执行力度。但在实施中往往还会出现扯皮、推诿等执行不力的现象，这是因为仅有重视是不够的，还需要把思想重视转化为实际行动，高效的项目管理团队就是贯彻执行的组织。天士力的ERP项目团队采用了矩阵式的组织结构，项目经理由天士力的一名高管担任，作为项目承包方的和利时公司实施人员作为项目团队成员，天士力的各相关职能部门也都有人员作为项目成员。这种项目团队的组织形式最大的特点是项目经理由本公司高管人员担当，他要负责项目的进度、质量等，这样就可以最大限度地解决各相关部门的配合与沟通的：问题，这样也解决了ERP服务商最头疼的问题，这样也解决了ERP服务商人员在同一个项目团队中，也使得沟通更加顺畅，使信息可以快速传递和共享，解决了信息不对称所造成的执行障碍。在实践中，这种项目团队的组织形式是十分成功的。

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3、完善的项目管理信息系统

组织级项目管理的特点是组织内可能存在多个项目同时进行的情况，这样就会出现资源分配的问题，当资源的使用发生冲突时，如何来保证项目的顺利完成呢？天士力建立了项目管理办公室来进行资源的协调和项目管理的工作。天士力的项目管理办公室（Project Management Office,简称PMO)是在总经理的直接领导下进行工作的，由公司总监、各职能部门经理和项目管理专业人员组成。项目管理办公室建立了完善的多项目管理信息系统，其工作重点是收集和提出项目建议，甄选和确认项目，审核项目计划，协调项目资源，监督项目实施，管理相关文件、报告等项目信息。特别是在多项目管理中，结合项目与公司发展战略的符合程度、与公司重点工作的相关性、项目的范围与复杂程度等因素，对企业的项目进行优先权的选择，将项目按照重要程度与范围分为A、B、C三个级别进行管理。通过对项目进行分级管理，可根据实际的资源状况，对不同级别的项目进行启动时间、范围等的调整，保证重点项目的资源需求。ERP项目是公司的A级项目，是重点保障项目，在项目实施中自始至终得到了PMO的资源支持。

在ERP具体实施过程中，依据公司PMO的管理体系要求，项目小组制定了详细的项目计划书，在项目计划书中，明确了ERP项目的里程碑计划，对工作结构进行分解，并确定每个工作包由谁来负责，在什么时间内完成。在此基础上做出项目实施的甘特图，明确关键路径。在项目计划书中，还特别对项目实施中可能出现的风险进行了分析，制定了风险应对计划。此项目计划书由双方人员共同制定完成，从而避免了执行中的冲突。按照详细项目计划的要求，在项目实施过程中，对项目的进度和关键点的完成情况进行了跟踪管理，项目一旦出现异常情况，会马上提醒项目经理给予关注，并要求及时给出应对措施。严谨的项目管理信息系统保证了项目实施的成功。

4．因需而变 持续改善

在ERP第一期实施结束后，ERP系统实现了采购计划制定、采购订单管理、原料接收与验收、存货管理、生产计划制定、生产计划执行及生产过程管理、QC、QA、销售订单管理、发货管理等功能。在保证ERP一期工程稳定运行的基础上，基于前期双方所确定ERP系统要针对企业实际，要灵活适应企业的管理变化的原则，后续双方又完成了物流平台的整合工作，使ERP系统发挥着日益重大的作用。

在物流平台整合中，对采购、仓储和生产等模块分别进行功能的扩展，实现了物料的配送JIT(Justln Time)。生产的物料需求信息通过ERP系统传递到仓库中的电子看版，仓库依据需求进行定时、定点、定量配送。在仓库库存减少后，ERP系统将物料需求信息通过广域网的B／S平台与供应商连接，供应商依据需求运送相应物料到公司仓库。这一系统功能的完成，使生产和供应紧密的结合，减少了呆滞物料，加快了库存资金的周转。通过实施此系统，送料人员减少10人，送料响应时间缩短50％，全年减少库存资金占压近100万元，这使得ERP项目的实施看到了实在的效益。 控制产品的物流走向对于制药企业十分重要，物流系统整合的另一项工作是产品物流条码系统的启用。此项工作是由ERP服务商、天土力与条码系统服务商三方来共同进行的。在启用新的条码跟踪系统的同时，对原有ERP系统的生产与仓储模块进行功能扩展，将产品的扫描存储及出入库的物流条码信息与ERP系
统相连接，实现了生产系统与ERP系统的集成。 持续改进是追求卓越的惟一过程，天土力在对ERP的执着追求中不断自我完善，同时也得到了社会的广泛认可：

(1)ERP项目被国家科技部批准为现代集成制造系统技术主题立项的项目之一，并获得国家补贴863项目的60万元项目拨款。
(2)在国家发改委高科技司的企业信息化答辩会上，天士力的“基于Internet／Intranet的现代中药产业供应链管理信息系统建设示范工程”项目取得第五名的优异成绩。

天土力的ERP成功实践得益于组织级项目管理的成功运用，相信越来越多的企业会运用项目管理的理念来组织ERP的实施，越来越多的企业会真切感受到ERP带来的效率与收益。

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软件项目管理的研究及在项目开发中的应用

针对软件项目开发的特点和软件开发包项目高失败率的善通过对软件项目管理方法的研究提出了软件项目开发过程的一种管理流程和相应的子流程，实现了对软件项目控制和管理。

前言

软件项目管理是为了使软件项目能够按照预定的成本、进度、质量顺利完成，而对成本、人员、进度、质量、风险等进行分析和管理的活动。实际上，软件项目管理的意义不仅仅如此，进行软件项目管理有利于将开发人员的个人开发能力转化成企业的开发能力，企业的软件开发能力越高，表明这个企业的软件生产越趋向于成熟，企业越能够稳定、持续地发展。

软件项目管理的特殊性表现在：①软件产品是无形的。软件项目管理者不能像其他项目管理者那样，能够从被开发的产品上看到进度、已经完工的部分是否与设计相符等，他们只能从其他人所提交的文档中来掌握相关的情况。②没有标准的软件过程。对软件过程的理解虽然已经取得了长足的进步，但是软件管理者还是不能确切地预见某一软件过程何时有可能出现问题。③大型软件项目常常是“一次性的”。由于软件项目与一个国家、地区的经济政策相联系，与用户的发展战略、经济实力、管理水平相适应，软件项目的开发过程中所采用的技术和管理方式与当时的计算机和通信技术有关，因此大型软件项目一般都不同于早先的项目，管理者纵使有在计划中降低不确定性的经验，也很难较准确地预见问题的出现，以前的经验教训也较难在新项目中发挥大的作用。

从目前国内外的软件企业来看，“软件危机”的阴影仍然存在，软件行业的项目实施情况一直很不乐观。研究表明，软件项目失败的原因主要有两个：一是应用项目的复杂性；二是缺乏合格的软件项目管理人才。实践证明，缺乏有效的项目管理是导致软件项目失控的直接原因。

软件项目管理的方法研究

从软件项目的管理角度来看，项目的直接责任人是软件项目经理。也就是说，项目经理是项目整体管理的责任人，要在规定的时间范围内，在不超过经费的情况下，能够达到或超过项目干系人的愿望。项目整体管理围绕项目计划进行，主要过程有计划制定、计划执行和计划变更控制。项目经理在以下几个方面对软件项目进行全面的管理：

(1)制定项目计划。

软件项目计划是一个用来协调所有其他计划，以指导项目执行和控制的可操作的文件。它体现了对客户需求的理解，是开展项目活动的基础，是软件项目跟踪与监控的依据。项目计划主要由全局计划和下属计划两大部分组成。

在上级主管签发项目任务书后，项目经理立即和核心成员组成一个项目规划小组，对项目进行规划，得到项目的全局计划，主要内容有项目的目标与范围、人力资源计划、软件资源和硬件资源计划、财务计划、整体任务进度计划。这一部分计划要上一级机构领导审批。下属计划一般包括配置管理计划、质量管理计划、阶段开发计划和测试计划等，因为项目计划与项目执行应该是相互渗透的，因此在下属计划制定时，项目经理必须把握的原则是：某一部分的工作由谁负责，则该部分的计划就由谁来制定；下属计划部分一般由项目经理审批即可。

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(2)制定开发过程。

软件开发的风险之所以大，是由于软件过程能力低，其中关键的问题在于软件开发组织不能很好地管理其软件过程，为此必须强调和加强软件开发过程的控制和管理。软件项目的开发过程主要有系统调研、需求分析、概要设计、详细设计、编码、测试、实施与维护等，但对于不同的软件项目，虽然大体上过程相同，但不同的项目其每一个过程所包含的一系列具体的开发活动(子过程)千差万别，而且不同的项目组采用不同的开发技术、使用不同的技术路线，其开发过程的侧重点亦不一样。因此项目经理在软件项目开发前，根据所开发的软件项目和项目组的实际情况，建立起一个稳定、可控的软件开发过程模型，并按照该过程来进行软件开发是项目成功的基本保证。

软件开发过程要做到稳定、可控，真正对项目起到规范和约束作用，关键在于以下几个方面：①整个开发过程以流程的形式表示，过程简单、清楚。②重要的过程以子流程表示，对总体流程进行细化和补充。③定义总体流程和各子流程进入的必备条件和结束条件。④明确流程结束时需要考核的内
容。⑤所有前面四项通过评审和批准。

(3)加强过程控制。

软件项目的开发和实施往往都是在“变化”中进行的。可以毫不夸张地说，软件项目的变化是持续的、永恒的，找不到不会变化的软件项目。需求会变，技术会变，系统架构会变，代码会变，甚至连环境都会变；项目经理在完成相应的项目计划和准备后，其主要任务就是进行过程控制。软件项目的过程控制包括过程管理和变更控制。

过程管理主要是依据项目计划对软件项目进行监控，能顺利进行过程管理的关键是项目管理制度化。制度化的主要内容有：①对项目组成员的工作定期检查。②要求所有的开发过程以文档形式表示。③制定各种文档的模板，并要求在项目的整体开发过程中，以统一的模板来撰写文档。④项目组成员在开发过程中严格按照规定的流程进行，若更改过程，必须按变更管理的规程进行。

如何在受控的方式下引入变更、监控变更的执行、检验变更的结果、最终确认并固化变更，并使变更具有追溯性，这一系列问题直接影响项目的成败。为此，变更的控制关键要从以下两点人手：①制定适合于本项目的变更处理流程，并严格按流程来处理所有变更。②做好配置管理，保证软件项目的工作产品在整个项目周期中的“完整性”。

配置管理则是软件项目能顺利进行的基础。一个软件项目开发过程中，会有大量的“中间产品”产生，典型的如代码、技术文档、产品文档、管理文档、数据、脚本、执行文件、安装文件、配置文件，甚至一些参数等，这些中间成果都是项目的产品。而且，不断变化的软件项目还会使这些产品产生多个不同的版本，可以想像，一旦配置管理失控，项目组成员就会陷入配置项的“泥潭”。很显然，制定配置管理计划、建立配置管理系统、确定配置管理的流程和规程、严格按照配置管理流程来处理所有配置项，是确保配置管理顺利实现的方法和必要的手段。

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软件项目管理方法的实现

1．项目背景
某局通信建设工程项目管理系统(以下简称DX-PMS)主要针对该电信局每年建设的各种通信建设项目进行全过程全方位的管理，主要包括的内容有工程项目管理、工程结算管理、工程合同管理、工程档案与统计查询管理四个主要子系统，并要求与现在已经使用的某省局工程项目管理系统共同使用，各行其职，但数据不需要用户重复录入，系统能自动进行数据无缝连接；另外DX-PMS还要与该局现在正在使用的OA系统、ERP系统等进行集成，其软件开发非常复
杂。

2．DX-PMS开发过程的管理

(1)制定DX-PMS项目计划。
项目经理接受项目任务书后，组成一个项目规划小组，结合项目任务书和实际开发经验，确定项目所采用的技术路线；估计项目的工作量、成本及相关资源，依据项目管理规范，制定项目计划书，评审后纳入配置管理。

(2)制定DX-PMS的开发过程。
总流程的制定：项目经理与核心组成员，根据项目任务书和项目的实际情况，确定软件开发过程，得到如图1所示的开发过程流程图。确定流程进入的必备条件：①具有已签署的《DX—PMS合同书》②上级签发的((DX-PMS任务书》。③与用户协商后得到的《DX-PMS执行计划》和《DX-
PMS实施计划》确定流程结束的条件和考核内容。具体检查下列工作任务是否完戍：①软件开发项目组完成《DX-PMS功能说明书》、《DX-PMS需求分析》、《DX-PMS开发计划》、《~DX-PMS配置管理计划》、《DX—PMS概要设计说明书》、《DX—PMS详细设计说明书》、《DX—PMS单元测试总结报告》等文档的编写及文档所规定的工作任务、可交付的源代码、可执行代码。②测试组完成《DX-PMS测试计划》、《DX-PMS测试方案与测试用例》的编写和文档所规定的工作任务。③质量保证组完成《DX-PMS质量保证计划》的编写和相应的质量保证工作。

DX—PMS具体的开发流程为：上级部门任命项目经理，协助项目经理组建项目开发组和软件测试组、质量保证组；项目经理负责组织项目开发组对客户需求进行调研，完成《DX-PMS系统需求说明书》及《DX-PMS用户需求调查报告》；部门经理负责对系统需求进行分析，确定其核心或可产品化的程度，可重用的构件等；项目组对软件需求进行分析，形成《DX—PMS软件需求分析说明书》，并通过评审5项目组制定《DX-PMS项目开发计划》，《DX-PMS软件配置管理计划》；测试组制定《DX-PMS软件测试计划质量保证组制定《DX-PMS软件质量保证计划》，并通过评审，软件开发项目组进行系统的《DX-PMS概要设计》并通过评审；测试组进行系统的《DX-PMS测试设计》并通过评审；软件开发组进行系统的《DX—PMS详细设计》并通过评审；所有源代码需要按照编码规范进行开发并由项目经理负责审查；软件开发项目组进行《DX-PMS单元测试用例》设计；在软件开发项目组的详细设计和编码阶段，测试项目组同步进行《DX-PMS测试方案与用例》的设计并进行评审；软件开发组进行单元测试，并提交《DX-PMS单元测试总结报告》；项目经理负责产品的完整性和正确性检查。

(3)过程控制。
过程控制的主要工作包括过程管理、变更控制和配置管理。
过程管理是项目能顺利进行的基础，过程的质量决定软件项目所开发的产品的质量。项目经理依据《DX-PMS详细设计说明书》和《DX-PMS开发计划》将软件开发阶段的考核分为系统需求调研、需求分析、软件设计、编码与单元测试四个考核点。考核方式与要求包括：①项目经理对每个阶段所花费的有效工作量的确认。②项目经理检查每个阶段的软件工作产品完成情况，将阶段工作产品纳入配置管理库并形成基线，并交资源管理部归档。③部门经理负责签署阶段报告，总经理对软件工作产品进行确认。④在测试过程中，统计软件工作产品的缺陷率。⑤分析软件工作产品评审的数据的有效性。

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项目经理具体的过程管理工作有：①检查项目组成员的周报。②制定相应的文档模板。③检查项目组成员的文档。④定期召开小组例会，交流开发经验和体会，解决突出的问题。⑤负责与项目双方人员之间的沟通，特别是与双方领导的沟通。

变更控制的基础是变更控制流程的确定，在项目开发前项目经理根据相关规范制定变更控制流程(如图2)，通过项目成员评审，并报上级管理层批准，形成项目组的一个规范，作为项目变更的执行标准，对项目的所有变更，必须按照变更控制流程进行。 配置管理则是变更控制能顺利进行的基础和保证，为避免陷入配置项的泥潭，项目经理在项目开始之前编写配置管理计划，《DX—PMS酉己置管理计划》和《DX-PMS开发计划》将同时产生，并制定配置管理流程(如图3)，以保证项目的所有配置项目均纳入到配置管理库，进行配置管理。

通过采用软件项目管理方法，明确了项目管理流程和控制项目开发过程，项目经理严格按照流程进行控制，严格变更控制和配置管理；项目组严格按照项目计划进行开发；主管部门严格进行考核和评审。在整个开发过程中，项目小组人员清楚自己的工作，明白其他人的任务，了解项目的实际进程，明确下一步的工作重点，整个开发过程有条不紊地进行，圆满地完成了开发任务。

结束语

软件项目管理的方法研究及在DX-PMS项目中的成功应用，为如何进行软件项目的开发与控制提供了借鉴。实践证明，制定适合软件开发项目的管理规范、过程、流程、模板，并借助于适当的管理工具进行管理，对软件项目的成功是非常有效的。

湖南大学软件学院 罗铁清 王如龙

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一个完美的的项目经理

关键词： 管理

项目要能顺利执行其实并不简单，如果又渉及多个单位合作，困难程度又大增。取得PMP或IPMP认证，只是证明个人具备了项目管理的基本功夫，距离实际运用其实还有很大的一段距离。

以下是一位项目经理的工作日志片段，我们从他的工作日志来看项目经理的工作：
以上只是项目经理工作的片段，相信每个项目经理应该都有自已悲惨的故事，程度恐怕只有过之而无不及。项目经理到底应该有那些看家本领呢？

一个称职的项目经理应该要其备以下的能力：

1. 要易于沟通

笔者在2002年时曾经亲自问过美国的一位项目管理专家－Dr. William Wells（曾任美国阿波罗登月计划的计划主持人），问他一位项目经理最需要具备的功夫是什幺。那时他的回答是「一位项目管理最需具备的有三件事，第一是沟通，第二是沟通，第三还是沟通」。

请您回想一下，在执行项目时，你花费最多时间在什么部份？跟领导报告工作进度、跟客户介绍产品及说明工作成果、跟项目成员交待工作、跟单位内的其它人员争取支持、跟合作厂商协调配合事项．．．对项目经理来说，一天内大部份的时间几乎都是在跟人沟通。

沟通，可以很简单，也可以很复杂。对于部份人来说，反正沟通就是把我的意见表达出来吗，有什么难的。可是在项目过程中有那幺多的人与项目有关，因此要考量的，不仅是把意见表达出来而已，而在于「在什么样的时间，运用什么样的方式，将什么样的信息，传达给什么样的人」。

很多项目经理都是属于「被动式的项目经理」。就是「你先说你要什么项目信息，我想办法去弄这些信息出来给你」。因此，信息整理的工作基本上是没有列入工作管制的，只能够见招拆招，抱着应付的心态来面对信息的供应。

如果换个比较主动的角度来看，项目经理先了解每个与项目有关的人想要知道什么，这些信息一定有重复的地方，然后将这些信息做个整理归类，不等你开口要，我就先提供给你，让你对项目没有疑惑，化被动为主动。这些信息整理归类的动作，直接就纳入在项目经理的工作管制之中，这样对项目经理而言，也没有任何的「意外」。

讲起来简单，做起来其实也不难，二个小时就可以做好沟通计划，几个步骤掌握住就好：

(1) 认识项目干系人
(2) 分析项目干系人的信息需求
(3) 依照信息需求找出信息种类
(4) 将信息种类归类
(5) 决定信息传递的周期
(6) 决定信息传递方式
(7) 搜集信息
(8) 传递信息
(9) 检讨信息传递成效

2. 要想的周全

项目经理有点像魔术师。事前先考虑要表演那些魔术，然后将道具准备好，跟助手、灯光及舞台配合，先仿真演练几遍，指示每个人互动方法，并且事先想到如果发生问题时如何处置；确认都没有问题后，开始表演；表演时要掌控会场气氛，使整个场子有高潮迭起的感觉；如果环节出了问题，要马上能够应变，使节目能够继续下去，而不是就此停顿；节目结束后，感谢每个人的合作，同时检讨整个表演的过程需要改进的地方，如此一段表演才算正式收尾。

项目经理的责任就是掌控全场，把这段表演完美无缺的呈现出来。不过太难了，执行过的项目的人都知道，首先客户的需求不容易了解，其次计划时间不够，再来执行时问题重重，等到收尾时只能草草了事。

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表演魔术可以事先演练，找出问题先解决，执行项目可没办法先来一遍。因此项目经理能不能够将未来半年、一年或二年如何执行及因应先「演」过一遍，就对项目的成功有很大影响了。而这就靠项目经理做「计划」的功夫。做计划其实是很烦人的事，相信每个人都有经验。必须考量有多少时间、要怎幺做、有谁可以做、技术上是否可以支持、关键技术是否可以掌握等，做到这个地步，恐怕早已是满身大汗。

做个小练习：取一张白纸，在纸的上缘首先将要交给客户的产品以树状方式画出来。然后在纸的中间，将如何做出这项产品的主要工作步骤（5-6个即可），以流程图的方式由左至右用箭头连起来；需要供货商供货或其它单位配合的部份，以分支的方式指向各主要步骤。

上述步骤，就是整个计划的基础了。由上图，可以发展出细部的工作步骤及时间、所需的人力资源及预算需求、采购品项及合同商要求等。如何发展出这些细节，限于篇幅，尔后再论。

这样还不够的。再取一张白纸，将执行这些工作步骤所可能产生的问题列出来。这个是很关键的步骤，列的愈多，将来临机处理的状况愈少（试想如果项目执行过程中可能发生100个问题，你能事先考量到99个，你只要去担心那突然出现的1个；但如果你只事先考量到1个，那结果可就不得了了）。这些问题，就是你要先期处理，以减少处理意外状况的时间。

二张纸，一个计划的框架就成形了。这样其实还不足以执行项目，但是最起码项目经理先将整个项目执行过程大概想了一遍（就有如魔术师先行彩排一样），同时也建立一个以后细部计划的基础。由以上的练习来看，做计划并不难，重点在于去不去想，去不去做。

3. 要能够预测结果

日前一个朋友赴美，飞机误点，航空公司没有宣布会担误多久时间，因此在机场枯坐了三个钟头。搭乘那班班机的乘客，有的人需要转机，有的人有亲友在目的地机场接机，有的人初次访美。此时在机场看到每个人都是焦虑的眼神，焦虑的原因在于他们无法知道误点多少时间，所以没有办法控制之后的行程。你的项目是不是也是如此？

计划是「想」，执行是「做」。真的去做的时候，碰到需求、能力、技术、管理、人力等问题，都会影响到执行效果。虽然最后都可以完成，但是如果无法推测完成的时间、成本及产出，项目经理就像是那些旅客一样──彷徨无助。所以项目经理除了要会做计划之外，还要能综合研判情势，预测项目时间、成本及产出的结果。

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论项目部的财务管理

随着企业全面走向市场，项目法施工已成为企业完成施工产值，创造经济效益的基础。根据施工企业财务通则和施工企业财务制度，结合项目部实际，从以下几个方面进行探讨。
　　
　　一、项目部的财务管理体制
　　
　　项目

目财务管理是指从项目接受到项目完工这一施工生产过程至工程保修期结束后的财务管理。项目部应根据项目规模的大小、施工组织特点、核算力量强弱及项目的地理位置等因素，分别采取独立核算财务管理体制、成本核算财务管理体制和集中核算财务管理体制。
　　
　　对于那些工程项目投资大、工期较长、与上级机关距离较远，施工管理难度较大的项目，应采取独立核算财务管理体制，明确责任并授予相应权利。实行这一体制，应成立财务机构，配备财会人员，财务负责人应由上级单位委派，项目经理不得自行调换。
　　
　　二、项目资金管理
　　
　　在独立核算财务管理体制下，工程资金筹措与使用的责任及权力在项目部，但对外举债必须报上级机关审批。
　　
　　1．资金需求预算。
　　
　　在项目开工之前，应依据项目工程预算，施工组织设计等原始资料，按照工程项目各项费用支出类别、支出时间、支出数额编制项目资金需求预算，为充分筹措，适时投入资金提供基本依据。当客观情况发生变化时，应及时调整资金需求预算。项目资金需求预算必须经项目部行政办公会议讨论，执行情况应向上级做出报告。
　　
　　2．资金筹措原则。
　　
　　资金筹措应依据资金需求预算，以尽量争取业主工程预付款为主，有偿筹资为辅，保证适时、适量投入资金；当取得的工程预付款不足以保障项目资金需求时，可利用金融机构贷款、其他单位借款、吸取内部个人存款等途径有偿筹集资金。
　　
　　3．资金使用原则。
　　
　　项目资金使用应严格执行项目资金需求预算，增强计划性，减少资金浪费和损失；在保障项目施工正常进行的前提下，追求闲置资金的增值，提高资金使用效益。
　　
　　三、项目固定资产与临时设施管理
　　
　　1、项目固定资产管理
　　
　　项目所需购置的各种固定资产，均由上级单位统一调配或购置，项目部不经上级单位批准不得擅自购买固定资产；项目部只有使用、管理权，没有所有权，将其出租、出借或用于抵押和经济担保时，必须经上级批准。
　　
　　项目部对使用、暂闲置的固定资产应设立台账，做好实物管理、出租、调入、调出、盘点、对账等基础工作；项目部临时对内、对外租入的固定资产，只按租用单价和使用数量或时间承担租赁费，不负担租用期间的使用费。
　　
　　2、项目临时设施管理
　　
　　对于一次性使用项目，完工后拆除的临时设施，由项目部自行建造，其费用由项目成本负担。对于周转性费用的临时设施（如活动房屋等），其摊销费用由项目成本负担。