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3.5 AP Invoices
经过了前面这么多的设置，终于可以开始录入发票了。Oracle中有很多事务处理(Transaction)的概念，每一种Transaction都会产生不同的会计分录。这些会计分录最后会汇总到GL模块里面，成为财务报表中的组成部分。
AP发票有一个Profile，是否启用发票批（AP: Use Invoice Batch Controls）。这个选项可以在职责层进行设置。区别就是启用了发票批之后，用户需要先输入一个发票批的名字，或者查找到一个已经存在的发票批，然后才能在这个批里面再去录入发票。就我个人的观点，启用批可以更方便的进行发票的管理，比较适合发票量大的企业使用。发票录入员可以用自己的名字加日期流水号作为批名，方便查询与管理。
发票录入本身没有太多的技术，只需要按照系统的要求把每个栏位都填好就行。
Invoice Number: 这个是供应商开来的发票上的编号。
Invoice Date: 这个是供应商开来的发票上的日期。对于预付款来说，没有供应商开来的发票，那这个时候发票日期和发票编号又是什么呢？
GL Date: 这个默认是系统当前的日期。如果当前日期的会计期间没有开，那系统怎么办？
Term Date: 这个是跟供应商上设置的Payment Term和Term Basis有关系的。系统会自动算出这张发票应付的到期日。
负债科目：根据供应商上设置的默认值系统会自动带出来。在某些方案中，用户可能需要人工修改这个系统自动产生出来的科目。
Pay Group: 这个是Oracle中用来对发票付款进行分类的一个工具。比如说我将Pay Group分成ABC三类，这样在付款的时候，可以人工指定本次付款只针对ABC三类中的哪一类进行付款。
发票行上输入的内容就是发票开具的内容。比如“服务费”，“电脑”，“办公用品”等等。通常情况下，行上的科目是需要人工进行指定的，因为系统并不知道你这张发票应该进哪个费用科目。另外，发票行上还有税行，这个可以对应到增值税专用发票上的税率和税金额。这部分的金额是相当值钱的，因为他们是可以抵扣的。
这里假设的是单纯的AP模块的情况，如果上了PO和FA，AP模块还可以进行PO匹配，以及将发票上的金额按照资产进行跟踪的功能。
发票录入完成后，还需要作一次Validate。还记得前面的设置吗？如果你发票界面上的Validate是灰色的，不要着急，改一下设置就好了。Validate的时候，系统会判断行上的金额和头上的金额是否相等，是否有人为的HOLD等等。如果系统验出有任何问题，它会在HOLD这个TAB里面告诉你，因为什么原因，这张发票VALIDATE不过，这个时候你就要去检查了。
Validate完成之后如果再对发票内容进行修改，是需要重新Validate的。
发票界面的另一个功能是可以进行预付款的核销。而且是支持多对多的核销。当你在录入发票的时候，系统会提示你，这个供应商上是有预付款的。
在Validate完成之后就可以创建会计分录了。分录的逻辑是
Dr: 发票行上的科目
Cr: 发票头上的科目
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楼主: akantos
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发表于 2012-12-7 17:07
