数字化转型

怎样制定IT预算计划?

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IT预算制定过程非常复杂,对于厌恶数字或预算制定以及申请过程的IT主管来说,这可能是一项艰难的工作。本文可以帮助IT主管简化预算流程,了解如何将预算当做工具来规划和验证IT战略,并通过预算计划提高企业竞争力。

概要

什么是预算?

IT预算是将公司的资金分配给各种IT项目的过程。这些开支可能包括硬件和人员配备等经常性开支,也可能是专门用于固定期限项目或计划的开支。在一些公司中这是一项年度工作,有些公司可能会在制定每个计划时要求预算。

为什么预算很重要?

预算很重要,因为它提供资金来维持部门的运转。除了维持部门运转以外,预算也是识别和执行重点IT计划的一个重要方法。

IT预算对谁有影响?

虽然IT预算通常由IT领导制定和提交,但是每个人都可以参与预算的制定。员工在一年中将要从事的项目工作是由预算决定的,所以这是一个至关重要的步骤。

IT预算制定技巧是什么?

优秀的预算应该是企业IT策略的数字表达,它能够被很好地沟通和理解,并且应该顺利获得批准。

什么是IT预算?

IT预算是将公司的资金分配给各种IT项目的过程,这个过程中最糟糕的情况是预算被削减。有些公司不顾正常预算程序,将预算增加了一倍或两倍。不管预算审批者是IT部门的还是财务部门的,他们都对预算有大致概念,申请者的预算超过实际金额的部分越多,预算被削减得就越严厉。

预算应该是IT战略的一种财务表现,而不是试图获得其他利益的途径。如果您一直在讨论将基础设施迁移到云的策略,并强调过程中要节省开支,那您的预算应该反映这些信息,并有增加项目开支的理由。简而言之,预算中的所有内容都应该反映您的IT战略。并且,如果您已经与预算审批者很好地沟通过IT战略,那么预算流程要做的就只是调整金额而不是证明相关支出的原因。

IT预算可以划分为不同的类别,这取决于您的部门及其结构的复杂性。通常来说,您可以按照下面的方式来制定您的预算,从每个子类别“向上滚动”到父类别,从而创建一个总预算:

成熟的公司可能会尝试将IT预算分配给IT支持的各个部门或组织,IT支持甚至向该部门收取费用。这种方法给预算制定过程带来极大的复杂性,因此不应轻易进行。

为什么IT预算很重要?

如果没有预算计划,您可能会在申请预算时被迫要求证明其合理性,从而导致大量不必要的工作。规模较小的企业可能更愿意使用定期预算流程,IT支出曾经只是以实际支出来计算 ,或者只是在口头交谈确定,现在已经可以通过预算流程整合使资金使用变得更加透明。

与项目计划一样,预算提供了部门工作计划及资金需求的整体情况。它可以让您快速确定某个领域的资源是否被过度使用。它还可以让您将该支出与类似的企业进行比较。在顾问的帮助下,或者仅仅只是给同行打个电话,您就可以进行比较以确定您在特定区域的支出与同行相比有何不同。

不要只把预算作为资金申请单,而是把预算当做工具体现和验证您的IT战略以及未来发展计划。比如,如果您想充实您的团队来进行业务转型,但是却没有足够的招聘或培训预算,这样的战略是注定失败的。同样的,预算可以让您快速确定哪些地方可能会超支。

不要把预算仅仅看作是管理流程,而是将其视为IT战略的验证和支持工具。如果还未制定正式的IT战略,预算流程可以帮助您调查需要改进的领域,实现更具战略性的IT管理。

IT预算对谁有影响?

无论您是否愿意制定IT预算,它们也受到整个企业的限制。如果企业效益不好或者预算紧缩,那么不管您的计划多正确合理,可能会遭到削减。

预算也会影响你的外部合作伙伴。从软件供应商到战略顾问,他们大多数都希望您的预算越高越好,但是不论您的预算有多少,他们都会从中获得利益。所以他们肯定会从有利于自身的利益出发提供解决方案。这些企业可能会提供有价值的信息,所以他们的信息也能作为参考。但是要注意的是,他们所提供的信息可能与您的利益并不一致。

IT预算制定技巧有哪些?

预算对企业多个方面都有很深的影响,而且预算制定过程中会耗费大量时间和精力,显而易见,这是一个复杂又繁琐的过程。然而,预算确实是您的部门或整个企业在未来一年内的战略和方向的财务表现。理想情况下,预算的制定应在前一个预算获得批准后立即开始,并将之前的预算作为起点。根据去年的预算来检查今年可能的支出,当看到更有效地分配资金的方法时来更新预算计划。

在预算到期前几个月时,回顾去年的预算和今年的开支,找出可以减少或重新分配的领域。当到达预算周期时,您如果已经用去年的预算启动了一些项目,这证明去年的预算是成功的。

有些企业对预算有更严格的要求。因此,如果您所在的企业要求证明每个项目的合理性,那么制定预算时就要处处体现该项目的合理性,并且与审批部门及时沟通您的项目且达成共识,这点非常重要。如果审批部门在一开始就了解项目的目标、影响等信息,那么在审批大规模IT项目预算时会更容易通过。同样的,如果他们已经就您的项目达成共识,后期可能就不会再削减预算了。就算必须要削减,也会为您制定对项目影响最小的削减方案。

如果您还没有具体的IT策略,请在预算期内制定一个计划,具有可行性的计划才能最大的保证预算不被质疑或削减。

最后,如果您面临预算被大规模削减,一定要注明预算削减对项目所产生的影响。

在审核预算时,请记住,这不仅是为您的部门提供资金,而且是项目和能力优先级的体现。在企业预算有限的情况下,与审批者积极沟通项目情况、合作确定预算削减计划和预算对企业的影响是有必要的。您的预算与过去的预算结果越接近,就越容易证明这笔预算支出是合理的。

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